Eine große Stärke von MS Teams sind die guten Kommunikationsmöglichkeiten. Jede Form der Kommunikation kann mit Teams realisiert werden: schriftlich, mündlich, visuell – unter 4 Augen oder in der Gruppe.
Wenn man dies konsequent umsetzt, sind alle relevanten Informationen in Teams an der richtigen Stelle. Projektbezogene Dialoge im Team-Chat, eher privates im persönlichen Chat. Videokonferenzen und Meetings können in Teams aufgenommen und im Chat bereitgestellt werden.
Und auch Meetings ohne Bild, früher nannte man es Telefonie ;-), können in Teams durchgeführt werden. Wichtig ist immer, dass man dabei einen Weg findet, notwendige Informationen allen Projektbeteiligten zur Verfügung zu stellen. So ist es beispielsweise sinnvoll, den Inhalt eines Telefonats kurz zu protokollieren, direkt im Chat oder, falls genutzt im entsprechenden Onenote-Notizbuch.
Wichtig ist, dass alle Informationen, die ein Team betreffen, an der zentralen Stelle gespeichert und gefunden werden können. Was bisher häufig in Whatsapp, Outlook, Zoom und Telefonie geteilt wurde, kann so allen zur Verfügung gestellt werden, ohne dass sie in verschiedenen Programmen suchen müssen.
Was mich dabei immer wieder begeistert, wenn ich Teams Neulingen zeige, ist die Möglichkeit, gleich damit anzufangen. Durch die intuitive Bedienung können die Chat und Meetingfunktionen gleich genutzt werden.
Da bleibt natürlich die Frage, wo bleiben denn die E-Mails in Teams? Natürlich kann für jeden Kanal eine eigene E-Mail-Adresse genutzt werden, doch wie bekommt man die E-Mails, die an einen einzelnen Mitarbeiter oder Sachbearbeiter gesendet wurden, in das Teams Ökosystem? Ok, die Mails werden vom Mitarbeiter an die Kanal-E-Mail-Adresse weitergeleitet.
Doch welche Mails werden weitergeleitet? Wird das nicht irgendwann unübersichtlich? Ja klar, nicht alle E-Mails haben etwas in Teams zu suchen. Dazu gehört eine ausführliche Planung, wie mit Mails umzugehen ist.
Da gilt zu allererst, zu überprüfen, welche Mails eigentlich gesendet werden. Die Kommunikation intern und mit einem externen Gast (Kunden) ist ja durchaus häufig auch über Teams möglich. Dabei vermeidet der Benutzer das „E-Mail-Ping-Pong“, mit immer wieder neuen Antworten auf eine Ausgangsmail, bei der am Ende niemand mehr weiß, was eigentlich die Fragestellung ist.
Teams kann also sehr zur Transparenz im Unternehmen beitragen, letztendlich sollte dabei aber vorher überlegt werden, wie die Transparenz organisiert wird.
